Seminar-Inhalte

Microsoft 365

• Aufbau und Funktionen der Microsoft 365 Portalseite
• Überprüfen der Regions- und Zeiteinstellungen
• Apps für den schnellen Zugriff neu organisieren
• Mit Microsoft 365 verbinden: Microsoft 365 Enterprise-Apps / Office 2019 / Office 2016 Konteneinstellungen
• Aktualisieren der lokalen OneDrive-App in Windows 10

SharePoint als Dienst in der Cloud

• Unterscheidung zwischen Dienst und Software
• Was unterscheidet SharePoint Online von anderen Cloudspeicherdiensten?
• Was können Sie in SharePoint Online speichern?
• Was sollten Sie nicht in SharePoint Online speichern?
• Welche Rolle spielt SharePoint Online in anderen Microsoft 365 Apps und Diensten?
• Mit welchen Browsern lässt sich SharePoint Online nutzen?

OneDrive und OneDrive for Business

• Zweimal OneDrive – privat und geschäftlich
• Was ist der Unterschied zwischen SharePoint Online und OneDrive for Business?
• SharePoint Bibliotheken und deren Ordner in das eigene OneDrive verlinken
• Ihre OneDrive-Inhalte mit anderen Personen teilen
• OneDrive for Business mit dem eigenen Computer synchronisieren
• Die Integration von OneDrive for Business in anderen Apps

Die Bedeutung von Office 365 Gruppen für SharePoint

• Office 365 Gruppen als Basis der Microsoft 365-Apps verstehen
• Die drei Arten von Office 365-Gruppen: Yammer-, Outlook- und Teams-Gruppen
• Die Bedeutung von privaten und öffentlichen Gruppen für Ihre SharePoint-Website
• Apps, die mit einer Office 365-Gruppe verbunden sind
• Wie Sie andere Personen zu einer 365-Gruppe einladen können
• Ändern von Benutzerrollen (Besitzer, Mitglieder, Gäste)
• Wie Sie mittels einer 365-Gruppe ein Microsoft Teams-Team für Ihre bestehende SharePoint-Website erstellen können
• So sehen Sie in der Outlook-App, in welchen Office 365-Gruppen Sie Besitzer oder Mitglied sind

Die SharePoint Online-App

• Aufbau und Funktionen in der SharePoint Online-App
• Auswirkung der Nutzerrolle auf die Möglichkeiten in der SharePoint-App
• Die SharePoint Teamwebsite als Platz für die Zusammenarbeit verstehen
• Kommunikationswebsites für das Verteilen von News, Berichten, Statusmeldungen
• Folgen und Entfolgen von SharePoint Websites

Suchen in SharePoint Online

• Websiteübergreifende Suche
• Finden von SharePoint-Websites, Personen, Dateien, Neuigkeitenbeiträgen, PowerBI-Inhalten

SharePoint Teamwebsite

• Erstellen einer SharePoint-Teamwebsite in der SharePoint Online-App
• SharePoint-Teamwebsites mit anderen 365-Apps erstellen
• Elemente der SharePoint-Teamwebsite: Banner, Quick Launch und Page
• Die Werkzeugleisten und Ihre Bedienelemente
• Funktionen im Einstellungen-Werkzeug der SharePoint-Teamwebsite
• Websiteeinstellungen verstehen lernen
• Die Bibliotheken der SharePoint-Teamwebsite
• Anpassen des Websitedesigns
• Löschen einer SharePoint Website
• Möglichkeiten der Wiederherstellung
• Unterwebsites – Pro und Kontra

Erstellen von Websiteseiten (Pages)

• Die drei unterschiedlichen Seitentypen in SharePoint
• Auswirkung des gewählten Seitentyps auf die Websitestruktur
• Erstellen von Wiki-Seiten, Websiteseiten und Webpartseiten
• Nutzung moderner Webparts als Bausteine für den Seiteninhalt
• Verlinkungen zwischen Pages
• Verlinkungen von relevanten Pages mit dem Quick Launch
• Verwalten von Seiten in der Websiteseiten-Bibliothek

Dokumentenbibliotheken

• Laden von Dateien oder Ordnern in eine Dokumentenbibliothek
• Erstellen von Ordnern, Office-Dateien, Hyperlink-Dateien und Forms-Formularen direkt in der Dokumenten-Bibliothek
• Integration Ihrer Office-Dokumentvorlagen in die Inhaltserstellung der Bibliothek
• Dokumente in der Bibliothek mit Office Online-Apps und lokalen Apps bearbeiten
• Bibliothekseinstellungen verstehen lernen

Bildbibliotheken

• Vorteile von spezialisierten Bibliotheken
• Geeignete Dateiformate für eine Bildbibliothek
• Laden von Bildern in Bildbibliotheken
• Vorschaubild vs. Originalbild
• Einbinden von Bildern einer Bildbibliothek in eine Websiteseite (Page)

Arbeiten mit Listen

• Wann Sie lieber eine Liste, statt einer Bibliothek verwenden sollten
• Was unterscheidet Listen von Tabellen
• Export von Listen nach Microsoft Excel
• Die SharePoint Kalender-App als Listenbeispiel
• Eine intelligente Excel-Tabelle als SharePoint Liste exportieren
• Benutzerdefinierte Listen erstellen

Filtern

• Inhalte von Bibliotheken und Listen auswerten
• Filtern nach Dateitypen, Änderungszeiten, letztem Bearbeiter, Dateigrößen

Ansichten für Bibliotheken und Listen

• Leichteres Bearbeiten von Dateien und Datensätzen in der Rasteransicht
• Wie Sie eine neue Ansicht erstellen
• Warum Sie die Standardansicht nicht ändern sollten
• Hinzufügen zusätzlicher Spalten
• Ändern der Spaltenreihenfolge
• Erstellen von Pflichtfeldern
• Formatierungsregeln für Bibliotheks- und Listenansichten
• Inhalte aus Ordnern direkt im Hauptverzeichnis einer Bibliothek abbilden
• Die Ansicht für die Darstellung auf kleineren Displays (Smartphones) optimieren
• Verwalten von mehreren Ansichten in den Bibliotheks- und Listeneinstellungen

Datenintegrität

• Löschen von Daten und deren Wiederherstellung aus dem Papierkorb der SharePoint Website
• Wann etwas im Papierkorb landet und wann nicht
• Lieber lokal oder online löschen?
• Aufbewahrungsfristen gelöschter Daten
• Informationen zu Backup-Möglichkeiten

Versionierung

• Automatische Versionierung als Backup von Dateien, in Bibliotheken und Listen
• Versionsverlauf für die Datenwiederherstellung bei Datenverlust oder unerwünschten Änderungen an Dateien
• Versionierung mit Nebenversionen (Entwurfsversionen) erweitern
• Einstellen von Versionslimits
• Anzeigen des Versionsverlaufs in Bibliotheken und Listen
• Vergleichen unterschiedlicher Dateiversionen in den lokalen Office-Apps
• Vorgängerversionen in SharePoint Online oder auf dem lokalen Computer wiederherstellen
• Löschen überflüssiger Haupt- und Nebenversionen

Einchecken / Auschecken

• Auschecken von Dateien und Listeneinträgen für exklusives Bearbeiten
• Auschecken verwerfen – und die Konsequenzen
• Erzwungenen Einchecken durch andere Website-Mitglieder
• Auswirkung des Eincheckens auf die Versionierung

Benachrichtigungen zu Bibliotheken und Listen 

• Bei Änderungen an Listen- und Bibliotheksinhalten automatisch benachrichtigt werden
• Bestimmen des Benachrichtigungszeitpunkts und der Benachrichtigungshäufigkeit
• Verwalten der Benachrichtigungen

Teilen und Berechtigungen

• Voraussetzungen für das Teilen von Daten mit Personen außerhalb der eigenen Organisation
• Freigaben auf OneDrive-Inhalte für andere Personen erteilen
• Freigaben steuern, z.B. durch zeitliche Beschränkung, erzwungene Anmeldung, anonyme Freigabe, Einschränkung von Downloads bei ausschließlicher Leseberechtigung
• Freigabeeinschränkungen durch einen Administrator
• Anzeigen von Dateien die von Ihnen mit anderen oder von anderen mit Ihnen geteilt werden
• Gemeinsames und zeitgleiches Arbeiten an freigegebenen Inhalten mit Word, Excel, PowerPoint und OneNote
• Unterscheidung zwischen Office 365-Gruppenberechtigungen und Rechten in SharePoint-Gruppen
• Berechtigungsvererbung zwischen SharePoint-Website, Bibliothek/Liste, Dokument/Datensatz – wie man sie unterbricht und wiederherstellt
• Eigene SharePoint-Gruppen erstellen
• Zuweisen von Berechtigungsstufen zu SharePoint-Gruppen

OneDrive-Integration im Windows Datei-Explorer

• Ihr OneDrive for Business in der Cloud mit dem lokalen Computer synchronisieren
• SharePoint Bibliotheken für die Offline-Verwendung mit OneDrive for Business Synchronisieren
• Erweitertes Kontextmenü und dessen Inhalte verstehen
• Symbole in der Statusspalte richtig deuten
• Cloud-Dateien bei Bedarf für Offline-Verwendung auf dem PC behalten
• Zwangssynchronisation von Ordnerinhalten: „Immer behalten auf diesem Gerät“
• Lokalen Speicher freigeben und Daten zurück in die Cloud synchronisieren
• Synchronisierungskonflikte lösen
• Synchronisation mit dem lokalen Computer beenden
• Wie Sie lokale Dateileichen vermeiden

SharePoint-Integration in den lokalen Microsoft 365 Enterprise Apps

• Kontenanmeldung in Microsoft Office 365 Enterprise Apps durchführen
• Zwischen mehren Konten wechseln
• Speicherorte für Serverentwürfe in Office verwalten
• Nutzung in Word, Excel und PowerPoint
• OneNote Notizbücher mit OneDrive verwalten
• Outlook und die Nutzung von OneDrive/SharePoint-Dateien als E-Mail-Anlagen in Kopie oder als autorisierte Freigabe
• Empfangene Outlook E-Mail-Anlagen in SharePoint / OneDrive for Business speichern
• Versionsverwaltung innerhalb der Office Programme

OneDrive & SharePoint-Integration in Smartphones und Tablets

• SharePoint unter iOS und iPadOS

Tipps & Tricks

• PSR-Aufzeichnungen als Dokumentation zum Thema erstellen
• Dokumentationen in SharePoint verwalten